POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS DE OFIMA S.A.S.

OFIMA S.A.S. Sociedad comercial constituida de acuerdo a las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT 800.132.302-8 y debidamente matriculada en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, y así mismo las empresas con las que esta sociedad realice alianzas y acuerdos de cooperación, por medio de la presente se permite informar a los usuarios de este portal y de los demás servicios que presta sobre el uso que le darán a los datos personales que sean ingresados en este portal y/o a través de los canales y servicios prestados estando a disposición del público en el siguiente web site www.ofima.com, y landing pages campus.ofimaplus.com, www.ofima.mx, www.ofimadci.mx

Para nosotros la información es un elemento indispensable en la ejecución de nuestro objeto social, por lo tanto es necesario que se establezca un marco necesario en el cual se asegure que la información es protegida de una manera adecuada y en el marco de la Ley, por medio de los instrumentos tecnológicos adaptados a las necesidades estructurales actuales y en especial atendiendo a las diversas obligaciones que la Ley impone con ocasión de la naturaleza de los datos que van a ser ingresados a través de los canales de comunicación (Call Center, línea única, centro de servicios y otros), por lo tanto, estipulamos de forma expresa el tratamiento y las finalidades del uso de la información que en efecto, generará confianza legítima a los usuarios de nuestros servicios advirtiendo por demás, nuestra responsabilidad y la de todos los componentes de la empresa, propender por que no se realicen actividades que contradigan la esencia y el espíritu de la presente política.

CAPITULO 1. ASPECTOS GENERALES DEL TRATAMIENTO

El objeto del tratamiento de datos se enfoca a la actividad de recolección de información a través del Portal y otros canales de ingreso (Call center, chat, formulario, línea única entre otros), y el tratamiento de los datos inmersos en la actividad, donde se capta inicialmente la información personal de potenciales clientes y usuarios de nuestros servicios, así como los que transversalmente se recolecten con ocasión de la actividad empresarial propia, como el caso de los proveedores, por lo tanto se usara dicha información con el fin de acceder a las eventuales relaciones jurídicas que se tengan con los clientes, con los socios de negocio, Gold partner y en efecto para desarrollar el objeto social tanto de Ofima como de las empresas asociadas o cooperantes en su objeto social.

Con ocasión de lo anterior, la información se recolectará de forma que nos permita mantenernos actualizados sobre el desenvolvimiento de nuestros productos en búsqueda de calificaciones que concluyan en óptimos estándares de calidad, seguimiento de procesos comerciales y publicitarios, obtención de clientes potenciales o socios de negocios, así como la gestión, captura, actualización y transmisión si se contrata, de la información recolectada.

ALCANCE

Las políticas de seguridad y privacidad de la información abarcan todos los datos inmersos en los procesos externos en relación con el consumidor, y en especial los internos que conciernen a los trabajadores, que deben ser observados al interior de la empresa, para lograr un adecuado nivel de protección de los datos personales de forma segura hasta lo posible.

IDENTIFICACIÓN DE SUJETOS Y ROLES

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

OFIMA S.A.S., identificada con NIT 800.132.302-8, con domicilio principal en la Ciudad de Medellín, en la dirección Calle 34 78 a- 22 página webwww.ofima.com, correo electrónico: habeasdata@ofima.com, teléfonos (+57 4 2836990 y con política de tratamiento de información disponible en sitio web www.ofima.com , es la sociedad responsable del tratamiento de datos que adquiera, capture y gestione por medio de sus canales de comunicación enunciados anteriormente.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

Para los fines previstos, los encargados del tratamiento de datos son los consultores Gestión System S.A.S., A.C.S.I, Vinculo S.A.S., quienes realizan labores de venta y consultoría de nuestros productos.

CAPÍTULO 2. INFORMACIÓN PERSONAL

La política de tratamiento de datos personales se refiere en principio a la información que usted como cliente potencial y en curso de la relación contractual suministra por medio de nuestros diversos canales de comunicación, entre la cual se encuentra su nombre, empresa, dirección, número de identificación (NIT), número telefónico, dirección de correo electrónico, u otra información que se puede recolectar por medio de cookies u otras herramientas que extraen información automáticamente de acuerdo a sus preferencias, lo cual nos permite ajustar nuestras ofertas a sus necesidades, siempre evitando conductas constitutivas de imterruptio marketing como principio particular de respeto al consumidor.

CAPÍTULO 3. DATOS SENSIBLES Y MENORES DE EDAD.

Usted tiene derecho a no suministrar información sensible que incluye datos con datos sobre su origen racial o étnico, vida sexual, a la salud y/o relacionados con su convicción religiosa o filosófica, así como orientación política. Ofima S.A.S se abstiene de solicitar dicha información por cuanto no es concerniente a nuestro objeto y servicios. Nuestros productos y servicios especialmente los ofrecidos en la nube, no están destinados al público menor de edad. Pero por política y obligación de Ley nos permitimos informar que en el evento que se requiera el suministro de los datos personales de menores de edad, debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

CAPÍTULO 4. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales suministrados por usted, los recaudados de las formas antes relacionadas y en los canales de comunicación habilitados para ello, serán almacenados en nuestras bases de datos y serán utilizados con el fin de ofrecer servicios especializados y ajustados a las necesidades de los clientes, por medio de productos y servicios a diferentes niveles como en el caso de la Nube, seguimiento de procesos internos, y la creación de perfiles especializados para conocer las características de clientes prospecto. Para el caso de los servicios en la nube (OfimaCloud), debe tenerse en cuenta que no tenemos acceso a la información que el cliente pretende habilitar y alojar en la Plataforma, por lo tanto solo se custodia.

CAPÍTULO 5. USOS DEL TRATAMIENTO

1. Conocer, gestionar, almacenar, procesar y actualizar toda la información suministrada en una o varias bases de datos.
2. Contar con información que permita generar espacios de comunicación con los usuarios de nuestros productos y servicios.
3. Responder a las regulaciones del Gobierno Nacional en relación con la fuente e intercambio de información.
4. Promover el registro, uso adecuado, administración y veracidad de la información recolectada.

CAPITULO 6. PRINCIPIOS.

Principio de Legalidad: Este principio expresa que el tratamiento de los datos esta reglado y sometido a la Ley 1581 de 2012 y su legislación complementaria.
Principio de Libertad: El Tratamiento de datos sólo puede ejercerse con el consentimiento del titular de forma previa y expresamente. Por lo tanto los datos personales no podrán ser obtenidos o publicados sin previa autorización del titular.
Principio de Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe revestirse de veracidad y actualidad.
Principio de Finalidad: El Tratamiento de datos debe ser congruente con un fin legítimo de acuerdo con la Constitución y la Ley, por lo tanto es imperante el deber de información al Titular.
Principio de Transparencia: En el Tratamiento de datos se garantiza el acceso a los mismos cuando el titular lo requiera.
Principio de Acceso a titulares autorizados: El Tratamiento de datos solo puede ejecutarse por las personas autorizadas expresamente por el titular y/o por las personas autorizadas según lo dispone la Ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

CAPITULO 7. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley podrá suministrarse exclusivamente a las siguientes personas:

1) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
2) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3) A los terceros autorizados expresamente por el titular o por la ley.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El titular de los datos personales debe dar su autorización previa y de forma expresa para su tratamiento, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio (físico o electrónico), con el fin que pueda ser consultada posterior para su efectiva verificación.

No operará la autorización expresa para el tratamiento del titular de los datos personales en los siguientes casos:

1) en caso de requerimiento expreso mediante oficio remitido por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2) Datos de naturaleza pública;
3) Casos de urgencia médica o sanitaria;
4)Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
5) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
6) datos de carácter público, es decir divulgados por medio de comunicación que por demás permita reconocer que el emisor de dichos datos es su titular.

CAPITULO 8. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR.

Los titulares de la información cuentan con los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a OFIMA S.A.S. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de datos otorgada a OFIMA S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  • Ser informado por OFIMA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Preguntar por los tiempos de conservación y eliminación de la información, actualizar los datos.

CAPÍTULO 9. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  • Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Identificar cuando la información se encuentra en discusión por parte del titular.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos días hábiles siguientes al recibo del reclamo completo.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Designar un OFICIAL DE PRIVACIDAD que asuma la función de protección de datos personales, la cual dará tramite a las solicitudes de los titulares.

CAPITULO 10. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN CONSULTAS Y RECLAMOS

  • El responsable para la recepción de consultas y reclamos relacionados con los datos personales del Titular, es la OFICIAL DE PRIVACIDAD DE OFIMA S.A.S., ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización. Lo anterior lo puede hacer mediante los canales de atención designados por Ofima s.a.s.

CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

  • Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
  • Presencialmente en la Dirección postal: de la ciudad de Medellín (Antioquia) y en la ciudad de Bogotá, para Medellín en la calle 34 número 78 A-22 barrio laureles teléfono (4) 2836990, y en Bogotá en la calle 134C 12B-85 barrio Nuevo Country, teléfono (1) 4320490.
  • Correo electrónico: habeasdata@ofima.com CAPITULO 11. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS. Los derechos de los titulares señalados en la presente política, podrán ser ejercidos ante Ofima S.A.S por las siguientes personas:
  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente adjuntando copia del documento de identidad (C.C., T.I., C.E. o pasaporte).
  • Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular.
  • Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del titular. De acuerdo con lo previsto en la Ley, las personas anteriormente señaladas podrán hacer uso ante Ofima S.A.S de los siguientes mecanismos:
  • Consultas
  • Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar o solicitar corrección, actualización o supresión de la información personal del Titular que repose en Ofima S.A.S, quien suministrará toda la información contenida en nuestras bases de datos. Las consultas se formularán al correo electrónico a habeasdata@ofima.com, o en escrito dirigido en la ciudad de Medellín (Antioquia) en la calle 34 número 78 A-22 barrio laureles teléfono (4) 2836990, y en Bogotá en la calle 134C 12B-85 barrio Nuevo Country, teléfono (1) 4320490.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del requerimiento. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Usted podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales y la información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.

  • Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes cuando adviertan que existe incumplimiento alguno de los deberes contenidos en la Ley, o simplemente para actualizar o rectificar los datos. Usted si goza de estas calidades, podrá presentar un reclamo ante Ofima S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: La solicitud debe indicar la intención de que se actualice, rectifique o suprima su información personal de las bases de datos del Portal o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales. Así mismo, la solicitud debe realizarse identificando claramente su nombre, el número de su documento de identidad y los datos de contacto (teléfono y un correo electrónico actualizados).

  • El reclamo se formulará a través del correo habeasdata@ofima.com, o en escrito dirigido en la ciudad de Medellín (Antioquia) en la calle 34 número 78 A-22 barrio laureles teléfono (4) 2836990, y en Bogotá en la calle 134C 12B-85 barrio Nuevo Country, teléfono (1) 4320490, el cual deberá contener la identificación plena del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, adjuntando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo no está completo o falta algún dato necesario para su trámite, Ofima S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas y complete el requerimiento. Después de dos meses desde la fecha de requerimiento sin que el solicitante subsane los requisitos, se entenderá que existe desistimiento de la solicitud.

Una vez recibido el reclamo, Ofima S.A.S registrará en trámite y en efecto su respuesta, para ello se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo de la misma. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.

El término máximo para atender el reclamo por parte de Ofima S.A.S será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder en dicho término, se le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la cual se proyecta su atención, la cual no puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPITULO 12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para verificarlas, por favor consulte nuestra política de seguridad en la información, disponible en el sitio web.

CAPITULO 13. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN.

Nos permitimos informar que cualquier cambio sustancial a la presente política, sin importar su entidad, será comunicada oportunamente a los Titulares de los correspondientes datos a través de los medios habituales de contacto, dichas alteraciones tendrá efecto mediante el anuncio de la Política de privacidad. Si efectuamos cambios materiales o significativos a esta Política de privacidad, informaremos a los titulares mediante un mensaje de correo electrónico, un aviso en la página Web www.ofima.com u otros medios de comunicación habituales.

Nos reservamos el derecho de actualizar nuestra política de privacidad en cualquier momento para así como para cumplir con eventuales cambios legislativos o jurisprudenciales. Por lo tanto aun cuando sea necesario solicitar de nuevo su consentimiento según la legislación vigente, Ofima S.A.S habilitará los correspondientes protocolos para su materialización.

CAPITULO 14. POLÍTICA DE COOKIES

Ocasionalmente y solo para la realización de nuestras campañas de remarketing, utilizamos cookies cuando un usuario navega por sus páginas, lo cual le permite una navegación más personalizada acorde con sus preferencias y búsquedas. El usuario tiene la posibilidad de configurar su ordenador para bloquear, eliminar o impedir la entrada a estas.

Ninguna de nuestras cookies usadas en nuestra web, recoge información de su estricta identidad personal.

En nuestro portal por demás utilizamos Google AdWords u otras herramientas de terceros que usan cookies, por lo tanto Ofima S.A.S no se hace responsable del contenido de las políticas de tratamiento de datos que puedan tener los terceros atinentes a la política de cookies, ni de los datos que estos terceros publiquen en sus sitios. En este orden de ideas, la aceptación de la política de cookies se presenta con la navegación en nuestro sitio web.

CAPITULO 15. UTILIZACIÓN Y TRANFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

En cumplimiento de nuestro objeto social y atendiendo a la naturaleza de las relaciones sostenidas con los titulares de la información personal, nos permitimos manifestar que podemos ejecutar la transferencia y transmisión de dichos datos, incluso a nivel internacional, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; por lo tanto y con ocasión de la presente, los titulares en aceptación a la política presente, autorizan expresamente la trasmisión y transferencia si es el caso, de los datos a nivel internacional, de acuerdo a las relaciones negociales que detenten con Ofima S.A.S. especialmente frente a la contratación de productos y servicios en la Nube.

Para el caso de presentarse la transferencia internacional de datos personales, Ofima S.A.S tomará las medidas necesarias para que los receptores se adecuen a los preceptos de la presente política, teniendo en cuenta que la información personal que reciban, solo será utilizada con el fin exclusivo de atender asuntos atinentes a Ofima S.A.S. por un tiempo limitado. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Por lo tanto se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen los niveles adecuados de protección de datos. Para el caso específico de la prohibición de Ley, un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos se determinan solo si cumple con los preceptos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia. Esta prohibición no regirá cuando se trate de Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia; Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública; Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable; Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad; Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular; y, Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Las transmisiones internacionales de datos personales que ejecute Ofima S.A.S no requerirán autorización expresa del titular cuando se haya suscrito un contrato de trasmisión de datos personales de acuerdo a lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.

CAPITULO 16. PROHIBICION DE SUBCONTRATAR.

Ofima S.A.S no podrá subcontratar con terceros la realización de tratamiento de datos, salvo que hubiere obtenido autorización previa y expresa del titular, la cual contendrá los requisitos necesarios y exigidos por la normativa en protección de datos.

CAPITULO 17. VIGENCIA

La presente política de Tratamiento de Datos personales fue creada el día 9 de marzo del año 2017, y empieza a regir a partir del mismo.

MARCO ANTONIO CARRASQUILLA PALACIO
Representante legal Ofima S.A.S.