Aviso de privacidad de datos personales

OFIMA S.A.S como sociedad comercial en cumplimiento La Ley 1377 de 2013, Ley 1581 de 2012 y Decreto 886 de 2014, y normas concordantes, modificatorias y aclaratorias; y en orden a nuestra política de tratamiento de datos personales, nos permitimos emitir el presente aviso de privacidad informándole que los datos personales que usted nos suministre por medio de nuestros diversos canales de ingreso, serán tratados mediante el uso de medidas de seguridad técnicas y físicas que impiden de manera razonable el acceso de terceros no autorizados.

El responsable del tratamiento de sus datos personales es OFIMA S.A.S, sociedad identificada con Nit. Número 800.132.302, con domicilio en la ciudad de Medellín (Antioquia), teléfono (604) 6045557, así mismo, el delegado para la Protección de Datos podrá ser contactado al correo electrónico [email protected], ellos recolectarán a través de sus diferentes canales de comunicación sus datos, los cuales serán usados para:

Capturar, actualizar y gestionar internamente los datos de nuestros clientes y usuarios.
Contar con información que permita comunicarse eficientemente con nuestros clientes y usuarios de servicios.
Responder a las regulaciones del Gobierno Nacional en relación con la fuente e intercambio de información.
Propender por el uso adecuado en la administración y veracidad de la información recolectada.
Enviar comunicaciones promocionales, publicitarias o informativas sobre nuestros productos, servicios, eventos o promociones especiales.
Realizar encuestas o estudios de mercado para mejorar la calidad de nuestros productos y servicios.
Atender y gestionar solicitudes, quejas o reclamaciones de nuestros clientes y usuarios.
Realizar análisis estadísticos o de mercado para mejorar nuestra oferta y adaptarla a las necesidades de nuestros clientes.
Procesar pagos, facturación y gestión contable relacionada con los servicios prestados.

DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

LA EMPRESA recopilará y tratará los siguientes datos personales:

Datos de Identificación: Nombre, apellido, dirección, teléfono, correo electrónico, documento de identidad.

Datos Profesionales: Profesión, cargo, empresa u organización a la que pertenece el titular.

Datos de Transacciones: Información sobre transacciones financieras y pagos realizados.

Así mismo, no se recopilará o tratará datos sensibles, excepto en las siguientes situaciones:

Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

Cuando el Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

FINALIDADES

OFIMA S.A.S. tratará los datos personales para el desarrollo de su objeto social y la debida prestación del servicio o del producto adquirido, la adecuada información sobre sus proyectos, contratos y operaciones comerciales y la difusión mediante mensajes comerciales o publicitarios de sus proyectos, así mismo, se tratarán sus datos con las siguientes finalidades:

Base de datos de Servicio	En la base de datos de Gestión Comercial se tratan datos de clientes para ofrecer servicios especializados y ajustados a las necesidades por medio de productos y servicios a diferentes niveles, conocer, gestionar, almacenar, procesar y actualizar toda la información suministrada en una o varias bases de datos, contar con información que permita generar espacios de comunicación con los usuarios de nuestros productos y servicios. responder a las regulaciones del Gobierno Nacional en relación con la fuente e intercambio de información y promover el registro, uso adecuado, administración y veracidad de la información recolectada.
Base de datos de Trabajadores	La base de datos de Trabajadores busca mantener actualizada la información de los funcionarios para la relación laboral, control contable y administrativo, y gestión del recurso humano. Se evalúan candidatos, se graban y almacenan llamadas y filmaciones para mejorar la calidad, se realizan grabaciones y capturas fotográficas institucionales, se inscriben datos para bienestar y formación, se monitorea el comportamiento para prevenir actividades ilícitas, y se incluye información de ex-empleados según la ley laboral.
Base de datos de Mercadeo	Contar con información que permita generar espacios de comunicación con los usuarios de nuestros productos y servicios.
Base de datos Proveedores	Conocer, gestionar, almacenar, procesar y actualizar toda la información suministrada en una o varias bases de datos, Recolectar, almacenar, usar, circular, compartir y/o suprimir los datos que sean suministrados antes y/o en vigencia de la relación que llegue a formalizarse para cumplir con obligaciones contractuales, comerciales, legales y tributarias, así como, para notificar o comunicar cualquier información que se requiera durante la vigencia de la relación que se formalice., información con las demás entidades con el fin que estas puedan: a) evaluar o aportar elementos que permitan identificar riesgos de contratación, Monitorear actividades relacionadas con el comportamiento del Titular bien sea mediante el desarrollo de herramientas propias o que sean administradas por terceros y cuya finalidad sea prevenir el fraude, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y los actos de corrupción, Verificar en: a) la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (lista de las Naciones Unidas, las listas de terroristas de los Estados Unidos de América, o la lista de la Unión Europea de Organizaciones Terroristas y la lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas), b) la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América y c) aquellas otras listas o bases de datos públicas o privadas donde se relacionen personas presuntamente vinculadas a cualquier actividad ilícita, proceso jurídico en Colombia que sea causal de desvinculación, tanto de los titulares, socios, representantes legales así como todos los relacionados con el proveedor o contratista.
Base de datos Ofimasis	Ofrecer servicios especializados y ajustados a las necesidades de los clientes, por medio de productos y servicios a diferentes niveles como en el caso de la Nube, seguimiento de procesos internos, y la creación de perfiles especializados para conocer las características de clientes prospecto.
Base de datos Fiji	Ofrecer servicios especializados y ajustados a las necesidades de los clientes, por medio de productos y servicios a diferentes niveles como en el caso de la Nube, seguimiento de procesos internos, y la creación de perfiles especializados para conocer las características de clientes prospecto.
Finalidad de datos sensibles	Los datos sensibles solo pueden ser tratados para fines históricos, estadísticos o científicos con medidas de supresión de identidad; en relaciones contractuales, comerciales o de mercadeo; en actividades relacionadas con la salud, bienestar y recreativas para menores organizadas por la empresa; y para datos biométricos que sirvan para identificación, seguridad y salud laboral, cumplimiento contractual y prestación adecuada de servicios y productos. Los titulares no están obligados a autorizar el tratamiento de datos sensibles según la ley.

Al titular de la información personal, le asiste como mínimo los siguientes derechos:

Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, ejerciendo la observación ante los datos parciales, equívocos, fraccionados, inexactos, o aquellos que induzcan a error, y/o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el titular.
Solicitar a OFIMA S.A.S. previa solicitud, la prueba de la autorización otorgada a menos que se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
Ser informado por OFIMA S.A.S, previa solicitud elevada a la Sociedad, respecto del uso y el fin que se les ha procurado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, las correspondientes quejas por presuntas infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas modificatorias y aclaratorias.
Revocar la autorización expresa al tratamiento de datos, si lo considera pertinente.
solicitar la supresión de datos personales cuando considere que con nuestro tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
Acceder sin costo alguno a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

En consecuencia, el Titular puede ejercer estos derechos mediante solicitud dirigida a La Empresa al correo electrónico [email protected] o comunicándose a la línea telefónica (604) 4407648, de acuerdo a los siguientes procedimientos:

Consultas

Los Titulares o sus representantes pueden solicitar la consulta, corrección, actualización o eliminación de la información personal que Ofima S.A.S tenga en sus bases de datos.

Elevada la consulta, Ofima deberá brindar respuesta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción. Si no es posible responder en ese tiempo, se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

El acceso a los datos personales es gratuito y la información solicitada se puede proporcionar en cualquier formato, incluidos los medios electrónicos.

Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes, podrán elevar reclamos o solicitar la actualización o rectificación de la información, siguiendo estas reglas:

– La solicitud debe indicar la intención de que se actualice, rectifique o suprima su información personal de las bases de datos del Portal o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales.

– Así mismo, la solicitud debe realizarse identificando claramente su nombre, el número de su documento de identidad y los datos de contacto (teléfono y un correo electrónico actualizados).

Si el reclamo no está completo o falta algún dato necesario para su trámite, Ofima S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas y complete el requerimiento. Después de dos meses desde la fecha de requerimiento sin que el solicitante subsane los requisitos, se entenderá que existe desistimiento de la solicitud.

Una vez recibido el reclamo, Ofima S.A.S registrará en trámite y en efecto su respuesta, para ello se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo de esta. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.

El término máximo para atender el reclamo por parte de Ofima S.A.S será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder en dicho término, se le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la cual se proyecta su atención, la cual no puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El ejercicio de sus derechos no impide el ejercicio de otro derecho, en todo caso cualquier modificación del presente aviso de privacidad, será modificado por el mismo canal de comunicación en el cual fue emitido inicialmente.

La información proporcionada en este documento está basada en nuestra Política de Protección de Datos Personales. Para obtener información detallada sobre cómo manejamos sus datos personales, lo invitamos a consultar nuestra política completa en el siguiente enlace: https://ofima.com/politica-de-tratamiento-de-datos/

MARCO ANTONIO CARRASQUILLA PALACIO

Representante legal Ofima s.a.s.

OFIMA S.A.S.

Nit 800.132.302-8